DocuStore

DocuStore je informační systém pro schvalování, sdílení a správu dokumentů a médií. Je nad opensource platformami , které jsou využité jako komponenty v celém systému. DocuStore je vytvořen jako modulární řešení. Jeho jádro obsahuje stěžejní funkcionalitu, tvořenou především ECM (Enterprise Content Management) pro správu dokumentů, kterou je možno rozšířit o připravené moduly. Tyto moduly kromě dodatečných funkcí umožňují i integraci s dalšími systémy zákazníka a třetích stran.

VÝHODY

VYSOKÁ DOSTUPNOSTSystém může být nainstalovaný na více serverech formou clusteru. Díky tomu je dokument pro koncového uživatele dostupný i při výpadku části infrastruktury.
MODULARITAJádro obsahuje stěžejní funkcionalitu zaměřenou na řízený oběh firemních dokumentů v elektronické podobě. Systém je možné rozšiřovat o další nové moduly i integrovat s okolními systémy.
PODPORA VELKÉHO OBJEMU DATKoncepce systému počítá jak s menšími instalacemi (desetitisíce dokumentů), tak s velkými instalacemi (desítky miliónů dokumentů). Pro její provoz není potřeba speciální hardware.
INTEGROVATELNOST- vložení produktu do do ekosystému zákazníka. Systém má otevřené API. Pro integraci lze využívat webových služeb REST i SOAP.
RESPONZIVNÍ DESIGNRozhraní se optimálně přizpůsobuje šířce displeje a díky tomu jej uživatel může využívat na jakémkoli zařízení (notebook, tablet, smartphone atd.).
NAHRADITELNÉ UIUživatelské rozhraní pro přístup k DocuStore lze nahradit. V základu je použito responzivní webové rozhraní.

ZÁKLADNÍ FUNKCE

Složky a dokumenty

Autorizovaný uživatel může vytvářet komplexní strukturu adresářů pro ukládání široké škály různých typů dokumentů.  K dokumentu lze přikládat libovolné množství souborů, které jsou verzovány.

V systému si lze nadefinovat vlastní typy dokumentů (např. smlouva, faktura) a nastavit jim volitelnou množinu metadat (popisných údajů).

Verzování a logování dokumentů

Systém podporuje verzování metadat dokumentu a vložených souborů. Historie práce s dokumentem je dostupná uživatelům přímo u detailu dokumentu, kde uživatel přímo zobrazí žádanou verzi.

Plány skartace

Každý typ dokumentu má vlastní plán skartace. Po uplynutí jeho skartační lhůty dokumentu dojde k vymazání přiložených souborů a jeho metadat. Systém uchovává záznamy o historii práce s dokumentem pro účely auditu.

Oprávnění a přístup

Systém implementuje vlastní řešení pro řízení oprávnění a autorizaci přístupů. V systému je možné libovolně nastavit oprávnění pro čtení, editaci a úpravy práv pro členy skupin i konkrétním uživatelům.

Hloubkové vyhledávání

DocuStore využívá indexování obsahu fulltextovým vyhledávačem Elasticsearch. Umožňuje komfortní a rychlé fulltextové vyhledávání, které zahrnuje nejen metadata a atributy dokumentu, ale především jeho vlastní obsah.

VOLITELNÉ MODULY

Activiti

Procesní modul Activiti je koncipován jednak pro řešení vlastního životního cyklu dokumentů a jejich stavů, ale také poskytuje konfigurovatelné procesy určené např. pro schvalování dokumentů (Business Process Modelling). Nad vlastním úložištěm a jeho moduly je vrstva byznys logiky, která zastřešuje veškeré procesy týkající se dokumentů. Na základě metadat a obsahu dokumentů je pak možné velmi jednoduše parametrizovat vlastní proces oběhu dokumentu a to včetně procesu schvalování dokumentu. Prostřednictvím modulu jsou jednotlivým uživatelům zadávány úkoly. Na tyto úkoly mohou být upozorněni pomocí emailu zaslaného prostřednictvím Activiti.

Synchronizace uživatelů

Jako rozšíření je možné integrovat systém DocuStore s adresářovou službou MS Active Directory pro správu uživatelů komunikující pomocí protokolu LDAP.

Důvěryhodný archiv

Modul pro řešení funkcionality důvěryhodnosti vložených PDF souborů, který využívá elektronického podpisu a časových razítek pro zajištění dlouhodobé důvěryhodnosti elektronických dokumentů v souladu s ETSI standardy rozšířeného elektronického podpisu.

Import souborů

Tento modul umožňuje spolupráci s jednoduchým digitalizačním pracovištěm. V pravidelných intervalech provádí načítání souborů z jeho souborového úložiště. Modul během importu pro každý soubor vytvoří samostatný dokument. Tyto dokumenty jsou následně zařazeny do fronty pro vyplnění metadat. Jejich zadávání probíhá obdobně, jako je tomu při ručním zakládání dokumentu.

TECHNOLOGIE

  • J2EE aplikace (použita JAVA8),
  • Dokumentová databáze Mongo DB (binární soubory jsou fyzicky na připojeném Filesystému, indexy a metadata jsou uloženy v DB),
  • Search –  fulltext v Mongo DB (rozšiřitelné napojení na indexér ElasticSearch),
  • Aplikační server – téměř libovolný, na kterém lze provozovat J2EE aplikace – doporučujeme WildFly ver 12 (dříve JBOSS),
  • Activiti – rozšiřitelný modul, který umožnuje funkcionalitu pro Business Process Modelling (potřebuje SQL databázi).

UKÁZKA SYSTÉMU DOCUSTORE

Jsme tu pro vás

Yes
Yes Zásad ochrany osobních údajů Pravidel pro používání souborů cookies
IBA CZ  |  Praha (Centrála)
IBA CZ  |  Brno (Vývojové centrum)
IBA CZ  |  Ostrava (Vývojové centrum)